¿Cómo elaborar un boletín de prensa efectivo?

Los boletines de prensa, también boletines informativos, son una de las herramientas más importantes que tiene una empresa (en su departamento de comunicación) para poder externar todas sus actividades, logros, áreas de oportunidad, eventos (buenos y malos), etc. Es la manera más concreta de compartir la información necesaria y exacta para su reproducción en medios de comunicación. Esto hará que la sociedad o una comunidad esté debidamente informada.

Desafortunadamente, en la mayoría de los casos, los boletines se redactan para informar eventos desafortunados ocurridos dentro de una empresa. Es un deber de la organización proporcionar información acertada y verídica, en tiempo y forma; pero también es deber de los medios esperar a que se emita. La información oficial se vuelve crucial en situaciones de crisis, y tanto la empresa, como el medio, deben de apegarse a ella.

Las organizaciones deben de estar al tanto que es su responsabilidad emitir este tipo de comunicados, es un deber social que tienen con su entorno. Después de leer y estudiar al respecto, he concretado algunos pasos a seguir para redactar un boletín de prensa efectivo:

1. Como sabemos que esta información, muy seguramente, será transmitida en medios; es básico cumplir con las preguntas básicas para redactar una nota periodística: ¿Qué?, ¿Cómo? ¿Cuándo?, ¿Dónde?, ¿Quiénes? y ¿Por qué?
2. Para evitar la mala costumbre que tienen los medios de especular, lo más conveniente es compartir información respaldada con cifras exactas o estadísticas. Incluso es bueno agregar bibliografía, también para que la prensa pueda recurrir al respaldo de tu información.
3. Nunca menciones personas que no tengan nada que ver con el departamento de comunicación de tu empresa. No involucres nombres que puedan ser atacados por los medios.
4. Evidentemente, redactar en tiempo y forma. Si tu empresa está en una situación de crisis, tienes que ganarle a los medios que muy seguramente investigarán por sí solos.
5. Muchas organizaciones presentan, de forma muy breve, información sobre el tipo de servicio y/o producto que ofrece la organización; esto como una forma de presentación o contexto para que el boletín sea entendible.
6. Por mucho contenido que tengas, lo ideal es manejar una sola cuartilla. Los medios buscan la información rápida, lo que les permite ser pioneros en la noticia. Si brindas mayor extensión, para ellos implicará una pérdida de tiempo leerte y probablemente no te usen como  referencia.
7. Una vez enviado tu boletín, tienes que dar un seguimiento. Esto implica dos cosas: Asegurarte que llega en tiempo y forma al medio; pero también leer las noticias que supuestamente se emitan con esa información. Tienes que comprobar que se ha hecho uso correcto del contenido y que no hay diferencias en la redacción.
8. Siempre debemos cerrar con información de contacto. Algunos eventos tienden a continuar en cierto tiempo determinado, por los medios necesitarán recurrir a ti más de una vez.
9. Si no es sufiente con un boletín, y es necesario seguir con más información y especificaciones; lo que sigue no es un boletín más largo, es una rueda de prensa.

¿Tienes otro punto que agregar? Bienvenido, así como comentarios y sugerencias.

Originally posted 2015-07-24 18:34:32.